【项目管理】原则之二--营造协作的项目团队环境
项目团队由具有多样的技能、知识和经验的个人组成。与独自工作的个人相比,协同工作的项目团队可以更有效率且有效果地实现共同目标。
导读:“对某一职业来说,原则是战略、决策和问题解决的基本指导准则。专业标准和方法论往往以原则为基础。在某些职业中,原则起着法律或规则的作用,因此具有规定性。项目管理的原则在本质上不是规定性的,它们旨在指导项目参与者的行为。这些原则有着广泛的基础,因此个人和组织可以通过多种方式与这些原则保持一致性”
▶ 成为勤勉、尊重和关心他人的管家
▶ 营造协作的项目团队环境
▶ 有效地干系人参与
▶ 聚焦于价值
▶ 识别、评估和响应系统交互
▶ 展现领导力行为
▶ 根据环境进行裁剪
▶ 将质量融入到过程和可交付物中
▶ 驾驭复杂性
▶ 优化风险应对
▶ 拥抱适应性和韧性
▶ 为实现预期的未来状态而驱动变革
1、概况
项目团队由具有多样的技能、知识和经验的个人组成。与独自工作的个人相比,协同工作的项目团队可以更有效率且有效果地实现共同目标。
- 项目是由项目团队交付的。
- 项目团队在组织和职业文化和准则的范围内开展工作,通常会建立自己的“本地”文化。
- 协作的项目团队环境有助于:
- 与其他组织文化和指南保持一致;
- 个人和团队的学习和发展;
- 为交付期望成果做出最佳贡献。
2、相关要点
营造协作的项目团队环境涉及多个促成因素,例如团队共识、组织结构和过程。这些因素支持一种使个人能够共同工作并通过互动产生协同效应的文化。
团队共识:团队共识是一套行为限制和工作规范,由项目团队制定,并通过个人和项目团队的承诺予以维护。团队共识应在项目开始时形成,随着项目团队继续合作,并确定继续成功合作所需遵守的规范和所需实施的行为,团队共识会不断演变。
组织结构:项目团队会使用、裁剪和实施有助于协调与项目工作相关的个人工作的结构。组织结构是指项目工作要素和组织过程之间的任何安排或关系。
这些结构可以基于角色、职能或职权。它们可被定义为项目的外部结构,是为了适应项目环境而经过裁剪,或者为了满足独特的项目需要而新设计的。权威人士可能会正式要求建立一种结构, 或者项目团队成员可能会根据组织结构为其设计做出贡献。可以提升协作水平的组织结构的示例包括,但不限于:
- 确定角色和职责;
- 将员工和供应商分配到项目团队;
- 有特定目标任务的正式委员会;
- 定期评审特定主题的站会。
过程:项目团队会定义能够完成任务和所分配工作的过程。例如,项目团队可能会使用工作分解结构 (WBS)、待办事项列表或任务板对某一分解过程表示同意。
项目团队受到项目涉及的组织文化、项目性质以及它们所处的运营环境的影响。在这些影响下, 项目团队会建立自己的团队文化。项目团队可以对其结构进行裁剪,以最有效地实现项目目标。
通过营造包容和协作的环境,知识和专业技能可以更自由地交流,这反过来可使项目实现更好的成果。
澄清角色和职责可以改善团队文化。在项目团队中,特定任务可以被委派给个人,也可以由项目团队成员自行选择。这包括与任务相关的职权、担责和职责∶
- 职权:是指在特定背景下有权做出相关决策、制定或改进程序、应用项目资源、支出资金或给予批准的情形。职权是被从一个实体授予(无论是明示授予,还是默示授予)另一个实体。
- 担责:是指对成果负责的情形。担责不能由他人分担。
- 职责:有义务开展或完成某件事的情形。职责可与他人共同履行。
无论谁应为特定项目工作承担责任,而且无论谁负有开展特定项目工作的职责,协作的项目团队都会对项目成果共同负责。
多元化的项目团队可以将不同的观点汇集起来,丰富项目环境。
- 项目团队可以由组织内部员工、签约贡献者、志愿者或外部第三方组成。此外,一些项目团队成员是短期加入项目,为具体的可交付物开展工作,而其他成员则是更长期地参与项目。
- 将这些人与项目团队整合起来对所有相关人员都是一种挑战。
- 团队成员相互尊重的团队文化允许团队内部存在差异,并力图找到有效利用差异的方法,这种文化鼓励团队成员通过有效的方式管理冲突。
协作的项目团队环境的另一个方面是,作为项目团队和组织内部专业工作一部分的实践标准、道德规范和其他准则都会被包含进来。
- 项目团队会考虑这些指南如何为其工作提供支持,以避免各领域之间可能发生的冲突,还会考虑他们所使用的既定准则。
- 协作的项目团队环境可促进信息和个人知识的自由交流,这进一步又在交付成果的同时促进共同学习和个人发展。
- 协作的项目团队环境使每个人都能尽最大努力为组织交付期望的成果。
- 对组织而言将从尊重和增强其基本价值观、原则和文化的可交付物和成果中受益。
【后记】营造协作的项目团队环境,强调外部环境作用对团队绩效产生影响。协作是团队共同完成某一个目标的必要途径。协作的团队环境重点关注团队共识,打造命运利益共同体。同时要注意权责利的公平组织机制,还有最佳实践的过程流程迭代和固化。良好的团队绩效得益于团队成员之间的协同或跨团队之间的协同,得益于团队可持续的实践总结迭代,得益于团队良好的学习包容自驱动的文化。
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