对于项目经理来说,90%以上的工作时间都会用于沟通,沟通的对象涉及到多个干系人。大部分情况下,项目组成员是由各个部门的同事临时抽调组成,沟通的一大难点就是跨部门式的沟通。
例如:
项目经理认为十万火急的事,到了其他部门那里总是不了了之;
原本应该合作解决的问题,到跨部门会议时,不是互相踢皮球,就是不愿意配合;
工作一出现问题,各部门就开始互相推诿,无人担责;
而有意愿配合的部门,由于信息同步的问题,又导致沟通成本巨高等等。

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那么如何破解跨部门沟通的难点,实现高效协作呢?

1.做好这三个阶段的工作,进行无障碍跨部门沟通

跨部门沟通的难点主要体现在一些具体的业务场景中,下面就以一个需要多部门协作推进的复杂项目任务为例,来进行有效沟通策略干货分享,主要分为三个阶段的内容。
1.1进行跨部门沟通前,做好全面准备
要想重要的项目任务能得到其他部门的重视和支持,在沟通前可以从这几步进行全面准备:

a.首先明确事项的重要性和价值:
要向其他部门传达出这一项目任务的重要性和价值,可以进行简要梳理并整理成文档。

b.准备多个解决方案并评估出最优方案:
可以拆解出任务所需要资源。

c.正式沟通前,了解各个配合部门的具体职责范围,确保不遗漏、不弄混。

d.将此事反馈给上级,让上级邀请各部门负责人进行正式沟通:
针对方案细节进行确认,划分好任务和时间点,形成正式项目文档。

1.2.进行跨部门沟通时,两个重点要注意
a.在沟通中,一定要明确各个配合部门对此事的负责人,方便后续方案的落地跟进。
b.会议中划分好任务和完成时间点,确定阶段汇报的时间。

1.3.进行跨部门沟通后,做好持续跟进反馈
a.首先,将任务的分配进行书面确认:
邮件给各部门负责人和任务执行者;同时还需要建一个项目进度群,确保项目总负责人以及团队成员的领导们都在里面。
b.其次,与各配合部门定期进行沟通:
及时在群里更新进度计划,保证协作的进度与质量。
c.然后,定期与上级进行汇报进度与问题:
需要上级介入处理的问题及时上报。
d.最后,在公开场合下、团队成员的上司或公司高管面前,对于对方的付出给予肯定。

2.借助工具让跨部门沟通协作更轻松

除了以上列举的跨部门沟通协作的管理策略,项目经理还可以运用项目管理工具来进一步提升沟通协作效率,建立信息共享平台,确保各部门能够实时获取项目相关信息,提高沟通效率。

2.1借助易趋项目管理软件实现多人在线协作
借助易趋项目管理软件进行项目管理,能支撑组织的全面沟通和协作,各个关键方都能在易趋(EasyTrack)上处理项目相关的工作和任务。
易趋项目管理软件针对不同角色定制专属仪表盘:高层领导可以获取企业内所有项目的关键指标信息、统揽全局;项目经理能全面监控项目;而团队成员则能更加高效轻松汇报工作等等。
例如:项目经理每日花费5分钟可以在项目概况模块查看项目各项运营数据,快速处理项目问题和风险。

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(项目经理角色——仪表盘视图)

而团队成员则能在个人概况查看不同项目的待办事项,同时拖动滑块汇报进度。

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(团队成员角色——仪表盘视图)

2.2科学的项目计划制定,权责分明、进度同步
对于跨部门沟通协作出现的项目任务推诿、踢皮球现象,项目经理可以通过制定科学且详细的项目计划来应对。
借助易趋项目管理软件制定WBS计划,可以全面把控项目的进度,能实时展现项目各个任务的进度和完成情况;包含计划开始时间、计划完成时间、工期、责任人等各项指标数据。项目经理以及团队成员都可以通过多种视图查看和监控项目计划,包括甘特图、WBS、关键路径等,轻松实现进度同步。

其中各个项目任务支持设置固定的责任人,避免责任推诿;一旦任务有所延误,项目经理可以快速找到对应的责任人了解情况。

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(项目计划——分解视图)

2.3工作进度反馈高效,加强监督管理
要想跨部门的沟通协作更高效,还得培养团队成员自觉进行工作汇报的习惯,加强整体监督管理。
借助易趋项目管理系统,团队成员在收到项目经理的任务分配后,即可快速进行工时填报;提交后的工时单需要项目经理审批,也方便项目经理进行工作安排的整体把控。

而团队成员可以在每日下班前拖动任务进度滑块、快速报告任务进度,既能让项目经理全面掌握项目的进度情况,也能帮助项目经理进行分析和决策。

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(工时填报视图)

2.4项目文档共享,沟通协作更便捷
除了项目进度的实时同步,项目相关的文档也需要灵活同步、便于进行高效沟通。
借助易趋项目管理软件的项目文档管理,项目经理可以根据项目的不同阶段来进行项目文档的归纳收集,确保项目文档的归纳不遗漏;而团队成员方则能根据自己需求进行项目文档的查看和使用。

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(项目文档视图)

同时易趋项目管理软件的附件与文档实现了与WPS集成,支持项目文档的在线预览、编辑、文档转换;支持多人协同在线编辑;项目文档可自动保存,不必担心数据丢失,能进一步提升协同效率。

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(项目文档在线编辑视图)

3.总结

对于一些大型且复杂的项目来说,项目经理往往需要与研发、市场、商务等多个部门密切合作,共同推进项目。在这个过程中,信息的传递、理解和执行成为决定项目成败的关键因素;良好的沟通能够提高团队协作效率,从而确保项目能够按时、按质完成。
而借助一款专业的项目管理软件,各部门能够实时获取项目相关信息,大大提升跨部门沟通协作的效率。

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